Regio – Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) adviseert de overheid om alle werkgerelateerde chatberichten van de politieke en ambtelijke top op te slaan in een beheersysteem. Dit geldt ook voor bestuur en hoge ambtenaren binnen de gemeente. Het ACOI roept gemeenteraden op om hun bestuurders over dit onderwerp te bevragen en te controleren.
Het Adviescollege presenteerde vandaag zijn advies Kan dit weg? Nee. Aanleiding is het Kamerdebat van mei 2022 over berichten in de media dat premier Rutte sms-berichten van zijn telefoon verwijderde. De kern van het advies is dat elke overheidsorganisatie moet zorgen dat informatie goed wordt beheerd, ook chatberichten. Dat zijn zowel sms-berichten als online berichten, bijvoorbeeld via WhatsApp, Signal of Slack.
Collectieve norm
Belangrijke overheidsinformatie staat al lang niet meer alleen in rapporten, nota’s of e-mails, maar óók in chatberichten. De politieke en ambtelijke top gebruikt voor hun werk vaak een mobiele telefoon. Bij gemeenten gaat het om bestuurders, hoge ambtenaren en bijzondere functies als ombudsman, leden van de rekenkamer en raadsgriffier. ‘Welke informatie er wel of niet meer is, moet niet afhankelijk zijn van individueel gedrag, maar er moet er een collectieve norm gelden,’ vindt het ACOI.
Groepsapp
In een van de expertbijeenkomsten over het onderwerp kwam dit voorbeeld uit een kleine gemeente. Bij een lokale crisis werd een groepsapp aangemaakt voor betrokken bestuurders en ambtenaren. Hieraan werd een archiefmedewerker toegevoegd. Die zorgde voor archivering van de volledige chatconversatie in een document management systeem. ‘Kennelijk was de taxatie dat voor een eventuele latere reconstructie van de gebeurtenissen ook deze chatberichten van belang waren.’
Woo en Archiefwet
Leidraad voor ‘Kan dit weg? Nee’ is de Wet open overheid, de opvolger van de Wet openbaarheid bestuur. Die regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. Hierdoor moeten gemeenten bepaalde informatie actief openbaar maken. Ook is er de Archiefwet, die regels bevat voor zorgvuldig beheer van overheidsinformatie.
Bron: Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding
‘Samen zorgen deze wetten ervoor dat iederéén kan nagaan welke afwegingen de overheid maakt en wat de effecten van beleid en uitvoering zijn,’ aldus ACOI. ‘In overleg met experts vinden wij daarom dat chatberichten beschikbaar moeten blijven om te kunnen nagaan hoe dingen zijn gelopen. Dat moet niet per stuk en handmatig gebeuren, maar structureel, als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd.’
Privacy
Op de vraag ‘mag dit volgens de privacywetgeving?’ antwoordt het adviescollege ‘ja’. ‘Ons advies kun je uitvoeren zonder de privacy te schaden van mensen die chatten met overheidsfunctionarissen. Het gaat dan vooral om namen en hun telefoonnummers. De overheid moet ervoor zorgen dat zulke persoonsgegevens beschermd zijn.’
Selectielijst gemeenten
Gemeenten mogen zelf bepalen welke beheer- en bewaarstrategie zij kiezen voor chatberichten. Gemeentekoepel VNG stelde een handreiking op met daarin de optie dat alle werkgerelateerde chatberichten van bestuurders en hoge ambtenaren als geheel, blijvend worden bewaard in een functiedossier.
Maar selectie op basis van functie in plaats van werkproces sluit niet aan bij de huidige, gezamenlijke selectielijst van gemeenten. Die moet de gemeente dan aanvullen en laten vaststellen door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Het adviescollege beveelt daarom aan in om in koepelverband, een aanvulling op de gezamenlijke selectielijsten te maken. Voor het bewaren van e-mailberichten van sleutelfiguren kunnen gemeenten zich aansluiten bij de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022.